Download handleiding beveiliging

Net als bij vrijwel elke andere database is het ook bij Profin soms nodig om onderhoud van de bestanden uit te voeren.

Tijdens het onderhoud wordt de index opnieuw aangemaakt en indien pack tabellen aangevinkt is dan worden de
verwijderde records uit de tabel verwijderd.

Dit onderhoud kan periodiek uitgevoerd worden. Na onderhoud zal de database sneller worden.

Via de menukeuze

Bestand, Stonefield, Onderhoud Database kan het onderhoud uitgevoerd worden.
In het veld Database staat altijd de juiste database. (hieraan dient niets gewijzgd te worden. )
Meestal wordt gekozen om alle tabellen uit te voeren.

Selecteer ook Pack tabellen.

!!Let op : Tijdens onderhoud bestanden dienen alle gebruikers Profin afgesloten te hebben !!
Bij sommige bedrijven is ivm koppelingen ook een Profin client actief op de server, ook deze dient afgesloten te worden.

Indien Profin niet door iedereen is afgesloten zal onderhoud bestanden niet volledig uitgevoerd worden.

Via Bestand Systeeminstellingen Administraties kunt u een nieuwe administratie of een kopie van uw administratie maken. U voert de naam van de nieuwe administratie (in dit geval JAAR2010) in en geeft Zoeken.

Er komt een melding dat de administratie niet is gevonden. En een vraag of u deze nieuwe administratie wilt aanmaken.

Als u Ja kiest, wordt er een nieuwe administratie aangemaakt.

Als alle benodigde bestanden zijn aangemaakt, komt de vraag of u gegevens uit de administratie van waaruit u de nieuwe administratie heeft aangemaakt, wilt overnemen. In een situatie van een jaarafsluiting, waarbij u dus een kopie wilt maken van de administratie, kiest u voor Ja.

U kunt in Profin een boekjaar aanmaken door te kiezen voor:
- Bedrijfsinstellingen
- Aanmaken boekjaar
- Dan een jaartal ingeven waarvan u het boekjaar wilt aanmaken. Kies dan voor aanmaken
- Kies Ja voor Maandtabel of kies Nee voor Kwartaaltabel

Wilt u een gebroken boekjaar of periodes van 4 weken, dan kunt u ook voor de maandtabel kiezen.

Enkele situaties die zich misschien bij u voordoen:

Wij maken gebruik van periodes van 4 weken
U dient de periodes via Bedrijfsinstellingen, Periodes handmatig te wijzigen.
Dit dient u periode voor periode te doen en dan kunt u een 13e periode toevoegen.

Wij maken gebruik van een gebroken boekjaar
Na het aanmaken van het boekjaar kunt u de periodes wijzigen via Bedrijfsinstellingen, Periodes.

Voordat u begint dient u een kopie van de administratie aan te maken zodat u ook na de jaarafsluiting alle gegevens nog kunt raadplegen, zie hiervoor "Aanmaken van een kopie van de administratie"

Om het jaar af te kunnen sluiten dient u:

• In de laatste periode van het af te sluiten jaar te staan
• Een sluitende eindbalans te hebben
• Alle verkoopfacturen van het af te sluiten jaar geprint en doorgeboekt te hebben
• Een balansrekening te hebben om uw verlies/winst saldo op te boeken in de beginbalans voor
  het nieuwe jaar (alleen als u de beginbalans automatisch in wilt laten boeken)
• Een dagboekcode voor de beginbalans te hebben (alleen als u de beginbalans automatisch in wilt laten boeken)

Als u via Financieel Jaarafsluiting kiest, worden er eerst enkele controles uitgevoerd. Er wordt gecontroleerd of u in de laatste periode van het boekjaar bent ingelogd. Hierna wordt het volgende scherm getoond.

Als u afsluiten kiest, worden er weer een aantal controles uitgevoerd. Er wordt gecontroleerd of alle facturen van het af te sluiten boekjaar zijn geprint en doorgeboekt. Als er nog niet volledig verwerkte facturen zijn, dan worden hiervan de gegevens getoond.
U kunt dit ook vooraf controleren. Via Verkoop Printen facturen kiest u printen per debiteur en kiest de eerste debiteur (van debiteur) en de laatste debiteur (tot debiteur). U kiest voor Printvoorbeeld. Nu wordt gekeken of er nog volgens het systeem NIET geprinte facturen aanwezig zijn. Deze worden op het scherm getoond. Komen er inderdaad facturen op het scherm, dan zult u deze op papier af moeten drukken. Hierna zullen ze nog doorgeboekt moeten worden. Er wordt gecontroleerd of er nog leveringen in het systeem aanwezig zijn, welke op het af te sluiten boekjaar gefactureerd moeten worden. Ook wordt er gekeken of er nog niet gefactureerde proforma facturen in het systeem aanwezig zijn.

Als alles is gecontroleerd en klopt, wordt de vraag gesteld of u wilt afsluiten.

Als u dus denkt aan de jaarafsluiting toe te zijn en u wilt controleren of alle facturen inderdaad goed verwerkt zijn, kunt u ook de jaarafsluiting kiezen. Als er dan iets fout blijkt te zijn, hoeft u niet alles nog een keer te printen. Op de vraag ‘Wilt u afsluiten’ geeft u dan Nee en u bent weer terug in het menu van het programma.

Tijdens de afsluiting wordt nog een vraag gesteld:
Wilt u de mutaties van het oude boekjaar verwijderen? U kunt kiezen of u de mutaties van het af te sluiten jaar wilt bewaren. Als u voor de afsluiting een kopie van de administratie heeft aangemaakt naar een andere administratie, dan zijn de mutaties reeds in deze kopieadministratie bewaard en kunt u hier dus Ja antwoorden.

Tijdens de afsluiting worden de volgende zaken uitgevoerd:
Een eventueel reeds aanwezige door het systeem aangemaakte beginbalans boeking voor het volgende jaar wordt verwijderd. Er wordt gecontroleerd of de eindbalans debet en credit gelijk is. In principe zal dit het geval zijn. Betaalde facturen van crediteuren worden uit de overzichten verwijderd. Kopie facturen en de factuurgegevens van debiteuren worden gewist. Statistiekgegevens van het af te sluiten jaar worden gewist. Artikel omzetgegevens worden op nul gesteld. Voorraadmutaties van het af te sluiten boekjaar worden gewist. Oude partijen uit de partij historie worden gewist. Partijen waarvan de voorraad nul is en waarvan de laatste mutatie in het oude boekjaar ligt, worden overgezet naar de historie.

De boekstuknummers van de dagboeken worden op 0 gezet voor die dagboeken, waarvoor u dit hebt ingegeven.

Na het afsluiten van het jaar moet u allereerst een nieuw boekjaar aanmaken. Dit kan via Bestand Bedrijfsinstellingen Boekjaar. Er wordt dan ook direct een nieuwe periodetabel aangemaakt. Wilt u deze, zeker bij de overgang van een niet schrikkeljaar naar een schrikkeljaar en andersom, controleren. U kunt de periodetabel aanpassen via Bestand Bedrijfsinstellingen Periodes. Om de periodetabel van het nieuwe jaar te controleren, moet eerst opnieuw ingelogd worden.

Een beschrijving van aanmaken boekjaar vindt u in "Aanmaken/wijzigen boekjaar".

Kopieadministratie
Omdat de computerschijfruimte dit tegenwoordig veelal toestaat, kiezen steeds meer gebruikers er voor de administraties van oude jaren volledig te bewaren. Hier volgt een beschrijving van hoe te handelen om deze situatie te doen ontstaan.

Uitgangspunt is Profin voor Windows met een demonstratie administratie, een oude administratie van 2009(JAAR2009) en een actuele administratie van 2010 (ADMIN).

PROFDATA
- DEMO
- JAAR2009
- ADMIN

Dit is de situatie per einde 2010. Voordat u het boekjaar gaat afsluiten, maakt u een kopie van de huidige administratie. Deze noemt u bijvoorbeeld JAAR2010 (omdat het de administratie van 2010 betreft). Hierna is de situatie als volgt:

PROFDATA - DEMO
- JAAR2009
- JAAR2010
- ADMIN

Het aanmaken van deze kopie gaat als volgt: u zorgt dat u in de administratie van het huidige boekjaar zit. Via Bestand Systeeminstellingen Administraties kunt u een kopie van uw administratie maken. U voert de naam van de kopieadministratie (in dit geval JAAR2010) in en geeft Zoeken.

Er komt een melding dat de administratie niet is gevonden en een vraag of u deze nieuwe administratie wilt aanmaken. U kiest voor Ja.

Als alle benodigde bestanden zijn aangemaakt, komt de vraag of u gegevens uit de administratie van waaruit u de nieuwe administratie heeft aangemaakt, wilt overnemen. In deze situatie van een jaarafsluiting, waarbij u dus een kopie wilt maken van de administratie, kiest u voor Ja.

De gegevens uit de huidige administratie worden overgenomen naar de nieuw aangemaakte (kopie) administratie. Als het kopiëren gereed is, kunt u de naam van de nieuwe (kopie) administratie ingeven (Boekjaar 2010).
De administratie ADMIN bevat exact dezelfde gegevens als de administratie JAAR2010. De administratie ADMIN wordt de administratie voor het jaar 2011. De gegevens van 2010 moeten dus uit deze administratie worden gewist, behalve natuurlijk overlopende posten. Dit wissen kan gedaan worden via de jaarafsluiting.

De administraties van de verschillende jaren zijn volledig onafhankelijk van elkaar in de computer opgeslagen. Wijzigingen in de ene administratie hebben geen invloed op een andere administratie.

De kopieadministratie zal door uw accountant gebruikt worden om het oude jaar verder af te werken. Het resultaat daarvan zal als beginbalans in de actuele administratie ingebracht moeten worden.

Het moment van het maken van de kopieadministratie is dus van groot belang. Als er namelijk na het maken van de kopieadministratie nog bescheiden binnenkomen, welke betrekking hebben op het oude jaar, dan moeten deze in principe in beide administraties worden verwerkt. Als er hier ook maar één wordt vergeten, dan sluiten de administraties niet meer op elkaar aan.

Wanneer de kopieadministratie aanmaken?
Bij het kiezen van het moment van het aanmaken van een nieuwe administratie zijn de volgende zaken van belang:
- Als er facturen voor het nieuwe jaar aangemaakt worden, wordt de voorraad bijgewerkt. Als een voorraadlijst van belang is moet de kopieadministratie dus aangemaakt worden, voordat er in het nieuwe jaar gefactureerd gaat worden.
- Als er na het maken van de kopie nog bescheiden binnenkomen welke betrekking hebben op het oude jaar, dan moeten deze na het aanmaken van de kopieadministratie dus twee maal verwerkt worden, namelijk zowel in de huidige als in de kopieadministratie.
- Om een correcte voorraadstand te bepalen moet de voorraad geteld c.q. gecontroleerd worden en aangepast worden in de computer. Dit moet worden gedaan, voordat er een kopieadministratie wordt aangemaakt. Tijdens het aanmaken van de kopieadministratie zal dan de correcte beginvoorraad worden overgenomen.
- Boekingen van bank-, kas- en girostukken hebben invloed op de openstaande posten lijsten. Bescheiden van het oude jaar moeten dus zoveel mogelijk voor het aanmaken van een kopieadministratie worden verwerkt.

Voorraadtelling
Op de eerste werkdag van het nieuwe jaar moet de voorraad worden geteld of gecontroleerd.

Aanmaken laatste facturen en inboeken laatste inkopen
Alle facturen van leveringen in het oude jaar moeten worden aangemaakt, geprint en doorgeboekt. De voorraad in de computer moet, voor zover nodig, worden gecorrigeerd. Alle bank-, kas- en girostukken, welke betrekking hebben op het oude jaar, moeten worden verwerkt. Alle aanwezige crediteurenfacturen moeten worden ingevoerd. De debiteuren- en crediteurenstanden moeten worden gecontroleerd. Voorafgaande journaalposten betreffende bijvoorbeeld afschrijvingen hoeven niet te worden gemaakt. Dit kan op een later tijdstip.

Alhoewel er naar alle waarschijnlijkheid nog wel een paar crediteurenfacturen binnen zullen komen betreffende het oude jaar, kan er nu een nieuw boekjaar worden aangelegd.

Jaarafsluiting (na aanmaken kopieadministratie)
Na het aanleggen van deze kopieadministratie moet de administratie (ADMIN) worden afgesloten. Tijdens de afsluiting kunnen de boekingen van het oude jaar worden gewist (deze staan nog in de kopieadministratie JAAR2010). De beginbalans moet niet automatisch worden ingeboekt; deze kan handmatig, nadat deze door de accountant is gecontroleerd en aangepast, worden ingeboekt. Het is echter wel prettig om de beschikking te hebben over de beginstanden van debiteuren, crediteuren, bank, kas en giro. Dit deel van de beginbalans kan dus na de afsluiting alvast handmatig worden ingeboekt. Het restant van de boeking (om de boeking debet en credit in evenwicht te krijgen) kan geboekt worden op een tussenrekening beginbalans. Deze rekening zal na het invoeren van het restant van de beginbalans op nul uitkomen.

Inboeken correcties na aanmaken kopieadministratie
Indien er na het maken van een kopieadministratie nog correcties moeten worden gedaan op de openstaande posten lijsten van debiteuren en/of crediteuren, dan moet er goed over worden nagedacht op welke wijze en in welke administratie die wordt gedaan.
Om een correcte kopieadministratie te krijgen, moeten deze correcties in de kopieadministratie worden doorgevoerd. Stel, er komt een factuur van een debiteur te vervallen, omdat deze nooit betaald zal worden. De factuur wordt in de kopieadministratie afgeboekt naar een afschrijvingsrekening debiteuren. Deze correctie zal invloed hebben op het grootboeksaldo debiteuren. Dit saldo is naar alle waarschijnlijkheid al geboekt als beginsaldo in de lopende nieuwe administratie. Om een goede aansluiting te krijgen moet in de nieuwe administratie dus de openstaande post komen te vervallen, maar daarnaast moet ook het beginsaldo van debiteuren in het grootboek worden aangepast. Echter, dit kan niet met een boeking in het nieuwe jaar, omdat de verliespost op het resultaat van het oude jaar moet drukken en niet ook nog eens op het resultaat van het nieuwe jaar. Dit kan het beste opgelost worden door via het dagboek memoriaal de openstaande post op datum 1 januari af te boeken en de tegenboeking te maken op de tussenrekening beginbalans.

Ditzelfde moet ook gebeuren met eventuele correcties op de stand van de crediteuren.

Indien er alsnog een factuur van een crediteur betreffende het oude jaar binnenkomt, dan moet deze dus in beide administraties worden aangemaakt. In de kopieadministratie moet de factuur volledig als elke andere factuur worden geboekt. In de lopende nieuwe administratie kan dit op verschillende manieren:
1. Het boekjaar in de lopende administratie wordt teruggezet naar het oude boekjaar. Er kunnen dan in deze lopende administratie nog boekingen in het oude boekjaar worden gemaakt. Denk erom, dat dit dus geen invloed heeft op de oude (kopie) administratie. Na het invoeren van de boeking wordt het boekjaar weer teruggezet naar het nieuwe boekjaar.
2. In de lopende administratie zijn de openstaande posten lijst en het beginsaldo crediteuren van belang. Men kan de factuur inbrengen op de datum 1 januari, zonder BTW, en de tegenboeking maken op de tussenrekening beginbalans.

Om een gebruiker te maken, die alleen maar gegevens in Profin voor Windows kan raadplegen, gaat u als volgt te werk:

Bij Bestand Systeem instellingen Gebruikers selecteert u de betreffende gebruiker.

Op de tab Gebruiker zorgt u dat deze gebruiker GEEN beheerder is. Er mag dus GEEN vinkje staan in het vakje voor het woord Beheerder.

Op de tab Administraties geeft u de betreffende gebruiker in de betreffende administratie(s) toegangsniveau 9.

Op het tabblad Menukeuzes gaat u de niveaus invullen die door deze gebruiker niet gebruikt mogen worden.

Veelal wil een directeur het systeem alleen maar gebruiken om te raadplegen. Hij mag in principe wel alles zien. Voor hem zou u de volgende menu items uit kunnen schakelen:
- Financieel/Boekingen
- Financieel/BTW
- Debiteuren/Incasso
- Crediteuren/Telebankieren
- Voorraad/Artikelen/Muteren voorraad
- Voorraad/Artikelen/Wijzigen prijzen
- Voorraad/Partijen/Muteren voorraad
- Voorraad/Partijen/Partijen -> historie (indien aanwezig)
- Verkoop/Verkooporders
- Verkoop/Muteren facturen
- Verkoop/Facturen doorboeken
- Inkoop/Orders (indien aanwezig)

Wilt u bijvoorbeeld een vertegenwoordiger of buitendienst medewerker laten raadplegen, dan zou u ook de volgende menu items uit kunnen schakelen:
- Bestand/Bedrijfsinstellingen
- Financieel
- Crediteuren

Alle schermen, waarin gemuteerd (toegevoegd, verwijderd of gewijzigd) kan worden, kunnen NIET meer gebruikt worden om te muteren. Er kan niets meer aangepast worden.

Via een uitbreiding op Profin voor Windows is het ook mogelijk om per grootboekrekening aan te geven of deze door een gebruiker wel of niet geraadpleegd mag worden.